Quelles sont les informations nécessaires à transmettre dans le tableau excel ?

Pour lancer un recouvrement et avoir les informations nécessaires à transmettre dans le tableau Excel, il vous suffit de respecter les étapes suivantes :

(Format requis : .xcel ; .xls ; .xltx)

Civilité → Monsieur | Madame

​Nom complet*→ Format “Nom Propre” ex: Prénom Nom

Adresse postale* → Format “Nom Propre” ex: 1, rue de la Paix 75002 Paris en une seule ligne

Nom de société(laisser vide si particulier) → Format “MAJUSCULE”

​SIREN du débiteur → Format “Nombre” ex: 123456897

​Email*→ Format Email | Sans espaces ou autres caractères ex:  exemple@respaid.com 

Numéro de mobile→ Format international de préférence ( +33 6 12 34 56 78 )

​Société qui émet la facture* (entité qui facture) → Format “MAJUSCULE”

Adresse de votre entreprise* (entité qui facture) → Format “Nom Propre”

Numéro de facture* (si plusieurs, séparer par « , » les références) → Format “Texte”

Date d’émission* (si plusieurs, date de la 1ère facture émise) → Format “jj/mm/aaaa”

Cas des multiples facturations pour un client : il est préférable d’avoir une ligne par client pour éviter d’envoyer multiple notifications par client. Sinon les équipes Respaid se chargeront de faire le merge des data.

​Description du service facturé*→ Format “Texte”

Montant TTC facturé* (si plusieurs : total TTC) → Format “Nombre”

Acomptes versés* (si 0€: indiquer 0) → Format “Nombre”

Montant dû* (calcul automatique) → Format “Nombre”

À noter :

📌Afin de procéder à la mise en recouvrement, il faut s'assurer de la complétude de toutes les informations sur le débiteur, mandant et sur la créance. Les champs (*) sont obligatoires.

📌 Il est impératif que la date d'ancienneté soit inférieure de deux ans et demi à la date de transmission du dossier, au-delà de cette limite, la demande ne sera pas prise en considération.

📌Débiteur avec plusieurs factures : lorsqu'un débiteur a plusieurs factures impayées, nous avons adopté une méthode simple mais efficace pour organiser ces informations : une seule ligne pour représenter chaque débiteur, et séparer les références des différentes factures par une virgule (,).

Par exemple, si un débiteur a trois factures impayées avec les références "FAC001", "FAC002" et "FAC003", vous enregistrez ces informations dans une seule ligne dédiée au débiteur concerné. La colonne dédiée pour les numéros de factures contiendra alors "FAC001, FAC002, FAC003", ce qui indique clairement les factures impayées associées à ce débiteur.

📌 Pourquoi il est impératif de respecter le format du tableau de créance et pourquoi aucune modification ne peut être apportée en interne par l'équipe Respaid ?

Lorsqu'il s'agit de recouvrer des impayés, il est crucial de garantir l'exactitude et l'intégrité des informations liées aux créances. Le format standardisé du tableau de créance est conçu de manière à garantir une transmission précise et cohérente des informations relatives aux créances.

📌 Éviter les risques d'erreur sur les informations :

L'équipe Respaid se spécialise dans le recouvrement d'impayés et possède une expertise considérable dans ce domaine. Cependant, nous ne détenons pas les connaissances approfondies des créances individuelles détenues par chaque entreprise. Chaque créance peut avoir des détails spécifiques et des particularités qui ne sont connus que de l'entreprise elle-même, tels que les montants exacts, les intérêts appliqués, ...

En demandant aux entreprises de faire elles-mêmes les adaptations nécessaires, nous garantissons que les informations détaillées et précises sont correctement reflétées dans le tableau de créance.

D'autre part, afin d'enrichir notre expérience client, nous vous invitons à répondre à quelques questions pendant l'insertion du fichier Excel. Cette démarche vise à mieux répondre aux débiteurs. Cette étape ne sera nécessaire qu'à votre première insertion de fichier.