Le Guide Complet de l'Onboarding

Mettons un terme aux petits impayés  ici.  Ce guide vous aide à faire vos premiers pas sur Respaid.

📌1 - Inscription

La première étape de votre expérience sur Respaid est de s’inscrire sur notre plateforme.

Lors de votre inscription, vous serez amené à remplir un formulaire de renseignement. Nous vous demanderons notamment de fournir :

📍Dès lors que ces informations sont fournies par vos soins, vous pouvez cliquer sur “Continuer”. En cliquant sur ce bouton, vous acceptez  nos termes et conditions d’utilisation .

📌2 - Création de votre compte connecté Stripe

Cependant, vous avez tout à gauche, une partie grisée. Ce sont les autres fonctionnalités de la plateforme.

Pour pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités dans l’intégralité, il faudra les débloquer en cliquant sur le bandeau vert “Obtenir un lien de paiement” ou le bandeau orange "Lancer un recouvrement".

Vous serez amené à effectuer votre  vérification d'identité .

📍Cette action vous dirigera vers notre partenaire bancaire  Stripe .

Cette démarche consiste à paramétrer le compte bancaire sur lequel les fonds seront déposés en cas de recouvrement réussi et/ou de règlement de facture par vos débiteurs.

Lorsque vous créez un compte connecté, vous avez la possibilité de spécifier les informations de votre compte bancaire afin que les fonds récupérés puissent être transférés directement vers ce compte.

Cela simplifie considérablement le processus de récupération et vous permet de recevoir les fonds rapidement et efficacement.

A ce stade, Stripe vous demandera de remplir des formulaires pour votre inscription. Il conviendra ainsi de fournir les détails requis à la plateforme.

Une fois votre compte Stripe connecté, il sera lié à votre compte Respaid et les fonctionnalités vide apparaîtront.

A présent, votre compte est créé et paramétré avec succès🎉 ! Vous pouvez naviguer sur la plateforme et profiter de tous les services et fonctionnalités.

📌3 - Le tableau de bord Respaid (Dashboard)

✔Envoyer une facture : Grâce à Respaid, vous pouvez facilement créer et envoyer des factures à vos clients. L'outil de facturation vous permet de personnaliser vos factures, d'ajouter des informations spécifiques et de les envoyer en un seul clic. Simplifiez votre processus de facturation et gardez une trace précise de vos transactions.

✔Lancer un recouvrement : Si vous rencontrez des problèmes de paiement avec certains clients, Respaid vous permet de lancer un processus de recouvrement en quelques étapes simples. Vous pouvez gérer efficacement les retards de paiement et maximiser vos chances de récupérer les sommes dues. Pour nous confier vos recouvrements, nous vous invitons à préparer votre tableau de créance en suivant  ce modèle , puis nous le transmettre en le téléchargeant sur cette option.

✔Obtenir votre lien de paiement : Respaid facilite également le processus de paiement pour vos clients. Vous pouvez générer un lien de paiement personnalisé ( ajouter le logo de votre entreprise et le site web ) et le partager avec vos clients par e-mail ou via d'autres canaux de communication. Cela simplifie le règlement des factures et offre une expérience pratique pour toutes les parties concernées.

En plus de ces fonctionnalités principales, votre tableau de bord Respaid vous offre une vue détaillée de vos dernières activités et de l'état d'avancement en temps réel de vos paiements.

A gauche de votre écran, retrouvez facilement les options qui vous sont utiles :

📍Rapprochement bancaire : vous pouvez également obtenir les détails de chaque versement (via Stripe) sur votre compte bancaire dans l’onglet rapprochement bancaire (menu à gauche de l'écran) de votre interface Respaid.

📌4 - Lancer un recouvrement

✔ Paramétrez vos informations bancaires

Sur votre tableau de bord, cliquez sur lancer un recouvrement.

Cela vous permettra de gérer vos dossiers de recouvrement de manière pratique et sécurisée.

✔ Remplissez le formulaire en ligne et acceptez les conditions générales

Une fois votre compte créé, accédez au formulaire en ligne dédié au dépôt du dossier en recours amiable. Remplissez les informations requises concernant le recouvrement de votre créance en nous communiquant un Excel avec vos impayés. Voici le  modèle à télécharger .

📌 5- Les informations nécessaires à transmettre dans le tableau excel

Afin de procéder à la mise en recouvrement, il faut s'assurer de la complétude de toutes les informations sur le débiteur, mandant et sur la créance. Les champs (*) sont obligatoires

Civilité → Monsieur | Madame

​Nom complet*→ Format “Nom Propre” ex: Prénom Nom

Adresse postale* → Format “Nom Propre” ex: 1, rue de la Paix 75002 Paris en une seule ligne

Nom de société(laisser vide si particulier) → Format “MAJUSCULE”

​SIREN du débiteur → Format “Nombre” ex: 123456897

​Email*→ Format Email | Sans espaces ou autre caractères ex:  exemple@respaid.com 

Numéro de mobile→ Format international de préférence ( +33 6 12 34 56 78 )

​Société qui émet la facture* (entité qui facture) → Format “MAJUSCULE”

Adresse de votre entreprise* (entité qui facture) → Format “Nom Propre”

Numéro de facture* (si plusieurs, séparer par « , » les références) → Format “Texte”

Date d’émission* (si plusieurs, date de la 1ère facture émise) → Format “jj/mm/aaaa”

cas des facturations multiples pour un client : il est préférable d’avoir une ligne par client pour éviter d’envoyer multiple notifications par client. Sinon les équipes Respaid se chargerons de faire le merge des datas.

​Description du service facturé*→ Format “Texte”

Montant TTC facturé* (si plusieurs: total TTC) → Format “Nombre”

Acomptes versés* (si 0€: indiquer 0) → Format “Nombre”

Montant dû* (calcul automatique) → Format “Nombre”

📌6- Vous avez créé votre compte sur Respaid et soumis votre dossier de recouvrement

Une fois que vous avez créé votre compte sur Respaid et soumis votre dossier de recouvrement, veuillez patienter pendant une période de 48 heures. Pendant ce temps, notre équipe se chargera de vérifier minutieusement les données que vous avez fournies. Nous nous assurerons que tout est en ordre et conforme aux exigences nécessaires pour lancer le processus de recouvrement.

Notre équipe effectuera un premier traitement interne dans un délai de 20 jours. Dans cette étape, nous mettrons en place des notifications multicanales pour informer toutes les parties concernées.

Ensuite, nous confierons le recouvrement à notre réseau d'auxiliaires de justice partenaires expérimentés. Ils prendront le relais et contacteront directement les débiteurs pour maximiser vos chances de récupérer les créances.

📌 7- Notification sur un dossier recouvré

Dès qu'un dossier est recouvré partiellement ou en totalité, il est précisé par email au mandant le montant et la méthode de paiement (via Respaid, directement auprès du mandant) ainsi que les modalités (paiement en une fois ou par étalement).

Peu importe le canal de recouvrement sélectionné par le débiteur pour s'acquitter de sa dette, Respaid informe en temps réel le mandant. Une notification est envoyée par e-mail mentionnant les détails du recouvrement.

Cas n°1

Pour les fonds recouvrés via le lien de paiement sécurisé et nominatif Respaid

Le versement des fonds est automatique. Un email hebdomadaire est envoyé avec le tableau excel de tous les versements de la semaine afin de faciliter le lettrage.

✔ Nous ne conservons aucun fonds; chaque paiement effectué par le débiteur est automatiquement transféré sur le compte désigné.

Cas n°2

Pour les paiements directement auprès du mandant

Une preuve de prélèvement bancaire est fournie avec l'emailing et ajoutée au dossier (présente dans le tableau de créance téléchargeable depuis le tableau de bord) mentionnant le montant; la date ainsi que le destinataire.