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Lorsqu'une créance est à devoir par le débiteur, il est offert la possibilité à ce dernier de s'acquitter par trois canaux.

Peu importe le canal de recouvrement sélectionné par le débiteur pour s'acquitter de sa dette, Respaid informe en temps réel le mandant. 

Une notification est envoyée par e-mail mentionnant les détails du recouvrement.

Ce dernier est transmis à l'adresse e-mail de l'utilisateur ayant créé le compte et les membres de son équipe si affiliés sur Respaid.

La notification email précise la modalité du paiement (en étalement, recouvrement total...), le montant, l'identité du débiteur ainsi que la destination des fonds (au mandant ou via Respaid).

après ladite notification pour faire parvenir toute observation à Respaid par simple retour d'e-mail ou prise de contact avec son chargé(e) de compte.

Passé ce délai, le dossier sera archivé. Il n'y a donc plus de possibilité de prise de contact avec le débiteur et d'obtention de toute preuve de paiement/justificatif par ce dernier. Les frais de recouvrements sont alors dus, le prélèvement à la source de ces frais est automatique.

Cas des créances soldées auprès de Respaid par lien de paiement ou étalement.

En sus de la notification de recouvrement, un solde intermédiaire hebdomadaire au format excel est transmis par email.

Dossier recouvré / notification / détails du recouvrement / dossier archivé / frais de recouvrements dus

Comment le mandant est-il notifié d'un dossier recouvré ?

Tous vos collaborateurs peuvent être notifiés d'un recouvrement réussi à condition que vous les 

Une fois toutes les étapes effectuées, un mail contenant un mot de passe sera envoyé à chacun de vos collaborateurs afin que ces derniers puissent se connecter sur l'interface en question.

De ce fait, vous recevrez les mêmes notifications durant tout le processus de recouvrement. Vous aurez de ce fait, accès aux mêmes informations, incluant l'état d'un recouvrement.

Toutefois, il vous est possible de ne pas recevoir les notifications sur les suivis des dossiers tout en gardant vos accès à votre compte. Pour cela, il suffit de désactiver l'option notification depuis votre tableau de bord Respaid en suivant la marche suivante :

1- Cliquer sur l'icône de profil puis choisir 

En conclusion, Respaid vous offre une flexibilité totale dans la gestion de vos notifications et de vos collaborations. Que vous souhaitiez rester informé en temps réel ou personnaliser votre expérience de suivi, notre interface s'adapte à vos besoins. N'hésitez pas à explorer ces paramètres pour optimiser votre suivi des dossiers et améliorer votre efficacité opérationnelle.

Notification collaborateur / recouvrement réussi / état d'un recouvrement / se connecter sur l'interface

Quel membre de mon équipe est notifié lors d’un recouvrement réussi ?

Lorsqu'une créance est à devoir par le débiteur, il est offert la possibilité à ce dernier de s'acquitter par deux canaux. Les frais de recouvrement au succès sont dus et le mode de facturation est dépendant du canal de recouvrement.

1. Le débiteur règle la créance auprès du mandant:

Le montant recouvert est entièrement versé au mandant. Une facturation relative aux frais de recouvrement auprès du mandant est générée et transmise par email. Le prélèvement de ces frais est automatique.

2. Le débiteur règle la créance via Respaid:

Le montant recouvert est versé au mandant, déduit des frais de recouvrement.

Tous les détails des frais de recouvrement ainsi que les options sont affichés et portés à la connaissance du mandant dès lors que ce dernier implémente un tableau de créances à recouvrer. Il n'y a aucun frais caché. Le mandant accepte le mandat avant mise en recouvrement du tableau de créances transmis.

Règlement débiteur / facturation mandant / bordereau de rétrocession / frais de recouvrement / prélèvement des frais automatique

Comment se déroule le règlement Débiteur et la Facturation Mandant ?

Lorsqu'une créance est à devoir par le débiteur, il est offert la possibilité à ce dernier de s'acquitter par deux canaux.

Lors d'un recouvrement réussi, des frais de recouvrement sont imputés au mandant. Ces frais sont au succès basés sur l'ancienneté de la facture.

Tous les détails de ces frais sont affichés et portés à la connaissance du mandant dès lors que ce dernier implémente un dossier unique ou multiples contenant des créances à recouvrer. Il n'y a aucun frais caché ou non porté à la connaissance du mandant avant mise en recouvrement de ces dossiers.

Peu importe le canal de recouvrement sélectionné par le débiteur pour s'acquitter de sa dette, Respaid informe en temps réel le mandant. Il est utile d'expliquer les différentes possibilités pour le débiteur de s'acquitter de sa dette :

1. Le débiteur règle la créance par le lien de paiement sécurisé unique mis à sa disposition.

Le montant recouvert est versé au mandant déduits des frais Respaid.

Une notification e-mail détaille la nature du virement à venir mentionnant les lignes et sommes recouvrées assorti d'un export Excel utile pour le rapprochement bancaire de l'entité mandante. Les démarches de l'Auxiliaire de justice se clôturent automatiquement.

2. Le débiteur règle la créance auprès du mandant:  

Le montant recouvert est entièrement versé au mandant et les démarches auxiliaire de justice se clôturent.

Dans ce cas-là, une facturation auprès du mandant est générée afin de procéder au paiement automatique des frais de recouvrement.

Calcul des frais de recouvrement / détails des frais / versement au mandant / frais de recouvrement / mode de paiement

Quel est le calcul des frais de recouvrement ? Comment s'organise le paiement de ces frais ?

En complément des informations partagées en temps réel, un rapport de performance est transmis en fin de phase amiable détaillant les statuts des recouvrements :

 : Les démarches auxiliaires de justice sont stoppées. La créance est soldée. Les frais de recouvrement acceptés lors de l'implémentation du tableau de créance sont dus. Les détails sur la destination des fonds sont mentionnés.

Promesse de paiement: Le débiteur propose convient d'une date de paiement. Les notifications sont suspendues et reprennent après la date de promesse de paiement si le débiteur n'a pas encore réglé.

 : Les fonds sont mensuellement réglés à l'auxiliaire de justice et rétrocédés au mandant en conséquence. La colonne Acompte représente la totalité des versements débiteurs, la colonne Solde représente les fonds à recouvrer avant que les démarches soient définitivement closes auprès du débiteur. La ligne passe automatiquement en statut recouvré.

: Les raisons sont une identité incorrecte, une insolvabilité, une demande de justificatifs formulée au mandant restée sans réponse, le débiteur ne reconnait pas ou conteste la créance, le décès du débiteur, une discordance entre le montant à recouvrer et le montant à devoir par le débiteur.

Dans le cas d'une contestation émise par le débiteur et d'une notification à l'utilisateur client, une réponse est demandée à l'utilisateur client. Sans réponse de la part de l'utilisateur client sous 4 jours ouvrés, le dossier est annulé et les frais de dossier sont à dus à l'auxiliaire de justice.

: Par exemple, la créance n'est pas éligible au moment du recouvrement, la créance est déjà prise en charge par une tierce agence de recouvrement mandatée par le créancier, une demande écrite de la part du créancier de stopper le recouvrement d'un dossier, une preuve écrite de la part du débiteur de la non éligibilité de la créance. Les frais d'auxiliaire de justice sont dus.

: Après la phase automatique des 20 jours, il y a la visite domiciliaire qui peut être réalisée auprès du débiteur. A partir de J-50, nous laissons les dossiers ouvert pendant un mois ouvrés, mais plus aucune action n'est menée à leur encontre tant la phase amiable est terminée.

Par contre, nous pouvons relancer les dossiers manuellement par téléphone. D'autre part, nous prenons également les appels entrants en charge dans le cas d’un paiement.

Vous pouvez voir les opportunités pour le mandant en cas d'échec du recouvrement amiable 

Des notes peuvent être ajoutées pour chaque ligne de créances fournis par l'auxiliaire de justice en charge du dossier ou agent de recouvrement Respaid.

À partir de la page "Recouvrement" de votre tableau de bord, vous avez la possibilité de télécharger à tout moment le rapport avancé de nos opérations afin de faciliter le lettrage. Nous vous transmettrons dans les meilleurs délais les éléments suivants :

✅ Un bordereau de rétrocession dès que les créances sont réglées par l'auxiliaire de justice.

✅ Une facture des frais de recouvrement lorsque les dossiers sont recouvrés directement auprès de votre entité.

En sus de toutes ces informations, un état de statistique est fourni comportant les sommes recouvrées, en cours de recouvrements, la répartition en montant et pourcentage de tous les labels.

Statuts des recouvrements / fin de phase amiable / Rapport de recouvrement / tableau de bord

Rapport de recouvrement Excel - Tableau de créance à jour

Le suivi des dossiers en recouvrement amiable sont consultables depuis l'interface Respaid.

A l'issue de la période de recouvrement, un tableau de performance est transmis au mandant et nous vous adressons par mail un point détaillé de nos actions de recouvrement.

En cas d’échec du recours amiable et conformément à la législation en vigueur (Art.272.1 annexe IV et art 48 Code Général des Impôts) lorsqu'un dossier n'aura pu faire l’objet d’un solde total, Respaid pourra proposer au mandant deux options.

La délivrance d’un certificat d’irrécouvrabilité 

(à ses clients assujettis à la TVA) destiné à passer leur créance en pertes et profits et susceptible de leur ouvrir droit à récupération. La décision de ne pas poursuivre le débiteur donne lieu par Respaid à un certificat d’irrécouvrabilité circonstancié qui en donne les raisons.

La possibilité d’obtenir un titre exécutoire

 par le biais d’une procédure judiciaire.

, Respaid proposera à son client, suivant un formulaire sécurisé qui sera proposé à l’issue de la période de recours amiable, la délivrance d’un certificat d’irrécouvrabilité (à ses clients assujettis à la TVA) destiné à passer leur créance en pertes et profits et susceptible de leur ouvrir droit à récupération.

Ce certificat sera facturé 19,56 € HT pour les créances inférieures à 1000 € et 2,17 % HT de la créance restant due au-delà. Étant à rappeler que seule une obligation de moyen pèse sur la société Respaid.

Échec du recouvrement amiable / certificat d’irrécouvrabilité / titre exécutoire / période de recours amiable

Quelles opportunités pour le mandant en cas d'échec du recouvrement amiable ?

Un dossier ouvert en recouvrement dispose d'un lien de paiement restant actif tant que la créance n'est pas soldée et ce, pendant 6 mois.

Tout dossier en cours de recouvrement peut être annulé sur simple demande du mandant, le lien de paiement ne sera plus accessible et le dossier restera présent dans le tableau de bord du mandant pour archive et possibilité de lettrage a posteriori.

Délais de paiement / lien de paiement / Actif

Pendant combien de temps le débiteur peut régler via les modules de paiement mis à sa disposition ?

Les technologies développées par Respaid et mises à disposition du débiteur, dans le but de solder sa créance, sont conçues pour optimiser les taux de recouvrement et protéger le mandant de tout litige.

Qu'il s'agisse du paiement en une fois de la dette ou de la mise en place d'un paiement en plusieurs fois, Respaid ajoute une étape d'authentification 3D Secure aidant à distinguer les clients légitimes des fraudeurs sans compromettre l'expérience utilisateur.

Le solde de la créance (sous réserve de fonds suffisants sur la CB du débiteur) générera une notification en temps réel auprès du mandant.

Contestation créance soldée / protéger de tout litige / étape d'authentification

Un débiteur peut-il contester une créance qu'il a soldé auprès de Respaid dans le cadre de son recouvrement ?

Le bordereau de rétrocession joue un rôle essentiel en assurant la transparence et la traçabilité des fonds restitués. Lorsque des paiements sont enregistrés auprès d'une étude d'huissier, ce document est transmis au mandant pour informer de la restitution des fonds.

Quelle est l'importance et les aspects clés d'un bordereau de rétrocession ainsi que son rôle dans le processus de recouvrement des créances ?

-Définition d'un bordereau de rétrocession :

Le bordereau de rétrocession est un document utilisé par les huissiers lorsqu'ils restituent des fonds au mandant après avoir réalisé des paiements dans le cadre du recouvrement de créances. Il récapitule les détails des paiements reçus, les créances correspondantes, ainsi que les frais d'exécution éventuels. Ce document sert de preuve de restitution des fonds et garantit la transparence dans les transactions effectuées par l'huissier.

-Informations incluses dans un bordereau de rétrocession :

 Un bordereau de rétrocession contient plusieurs informations clés, telles que :

Les références du mandant : les coordonnées et les informations d'identification du mandant.

Les détails des paiements : les montants reçus, les dates des paiements et les références de chaque paiement effectué.

Les créances correspondantes : les informations sur les créances pour lesquelles les paiements ont été effectués.

Les frais d'exécution : le détail des frais d'exécution engagés par l'huissier dans le processus de recouvrement.

Le montant total rétrocédé : le montant total des fonds restitués au mandant.

Le bordereau de rétrocession assure plusieurs fonctions importantes :

Preuve de restitution des fonds : Il sert de preuve tangible de la restitution des fonds au mandant, offrant une traçabilité claire et transparente.

Transparence des transactions : Il permet au mandant de suivre les paiements effectués et les créances correspondantes, garantissant ainsi une transparence dans le processus de recouvrement.

Vérification des montants : Le mandant peut vérifier que les montants restitués sont conformes aux paiements enregistrés et aux créances concernées.

Documentation comptable : Le bordereau de rétrocession fournit une documentation essentielle pour les enregistrements comptables du mandant, facilitant ainsi la gestion financière.

-Importance de la communication entre l'huissier et le mandant :

La communication transparente entre l'huissier et le mandant est cruciale lors de la restitution des fonds. L'huissier doit fournir régulièrement des mises à jour sur les paiements effectués et les créances recouvrées, afin que le mandant puisse s'assurer de la bonne gestion de son dossier. Une communication ouverte permet également de résoudre rapidement tout problème

Transparence dans le processus de restitution des fonds /Preuve de restitution des fonds/ Documentation comptable /Vérification des montants

Qu'est-ce qu'un bordereau de rétrocession?

Après la phase automatique des 20 jours, il y a 

 qui peut être effectuée auprès du débiteur. A partir de J-50, nous laissons les dossiers ouverts pendant un mois ouvrés, mais plus aucune action n'est conduite à leur rencontre tant que la phase amiable est terminée.

relancer les dossiers manuellement par téléphone

. D'autre part, nous prenons également les appels entrants en charge dans le cas d'un paiement.

Les raisons qui peuvent amener à ce statut :

Coordonnées de contact incorrectes ou non utilisées par le débiteur au moment du recouvrement.

Echange email/téléphonique avec l'auxiliaire de justice n'ayant pas entraîné de contestation formalisée ou de recouvrement de fonds.

Statut terminé / visite domiciliaire / Coordonnées contact incorrectes / Pas de réponse débiteur

Statuer en “Terminé” ? Quelles sont les raisons ?

, cela signifie que toutes les notifications programmées ont été envoyées au débiteur, comme les e-mails, les SMS et les messages vocaux.

nous continuerons à contacter le débiteur par téléphone

 pour entrer en contact avec lui. Ce sont juste les notifications programmées que ces débiteurs ne recevront plus.

Statuer en “Terminé” ? Quelles sont les raisons ?

Comment puis-je faire le suivi de mes dossiers ?

Quand un Batch est en statut “terminé”, qu’est-ce qui se passe ensuite ? 

2.Le débiteur règle la créance via Respaid:

Comment se déroule le règlement Débiteur ?

Les frais de recouvrement au succès sont calculés sur l'ancienneté de la créance comme suit ajouté des frais fixes de l'auxiliaire de justice :

- < 45 jours : 10.9% du montant recouvré

- 45 jours à 3 mois : 15.9% du montant recouvré

- 3 mois à 6 mois : 20.7% du montant recouvré

- 6 mois à 12 mois : 25.8% du montant recouvré

- 12 mois à 18 mois : 27.6% du montant recouvré

- supérieur à 18 mois : 29.3% du montant recouvré

Frais d'huissier fixes : 31,67€ HT par dossier

Frais de transaction avec paiement via Respaid : 2,26% du montant recouvré

Frais d'étalement en cas de règlement échelonné : 10% du montant recouvré

Frais de SMS et messagerie : 3,5% du montant de la créance (choix du mandant lors de l'implémentation du tableau de recouvrement)

Frais de vérification des e-mails : 1,5% du montant de la créance en cas de recouvrement (sélectionné par le mandant lors de l'implémentation du tableau de recouvrement)

: Le total des frais est en hors taxes (HT). 

Pour chaque démarrage de recouvrement amiable, le mandant atteste:

- Informer Respaid immédiatement si le paiement de la créance est réglé directement auprès de votre entité afin qu'un prélèvement des frais de recouvrement soit réalisé automatiquement. Faute de quoi, la procédure auxiliaire de justice suivra son cours auprès de votre débiteur.

- Que les informations personnelles telles que facture(s), identités et coordonnées débiteurs soient utilisées pour une communication amiable (emails, SMS et messages vocaux | fonction des options choisies) diligentée par l'auxiliaire de justice.

Recouvrement au succès / frais de recouvrement / Frais fixes / ancienneté de la créance / Options / Autres frais

Quels sont les frais associés à un recouvrement au succès ?

Les notifications concernant les dossiers recouvrés et mise à jour de statuts sont envoyés quotidiennement à l'adresse e-mail de l'utilisateur ayant créé le compte et les membres de son équipe si affiliés à Respaid.

Il y est mentionné le montant ainsi que le canal de versement des fonds.

La facturation et le lettrage s'articulent de la façon suivante: 

1. Les créances recouvrées via le lien de paiement sont opérés avec une facturation " prélèvement à la source" , un tableau des nouvelles factures recouvrées est adressé hebdomadairement

2. Les factures réglées auprès de votre entité donnent lieu à une tierce facturation. Le prélèvement est automatique.

Le recouvrement amiable est au succès basé sur un % du montant recouvré dépendant de l'ancienneté de la créance ajouté des frais d'auxiliaires de justice fixes.

Les étalements pris en compte auprès de l'auxiliaire de justice partenaire sont tarifés à 10% du montant recouvré.

Des options comme des notifications SMS/Vocal/Filtrage e-mail incorrectes sont proposés lors de l'implémentation du tableau de créances. Il n'y a aucun frais caché. Tous les éléments sont portés à la connaissance du mandant avant mise en recouvrement de ses lignes de créances.

Le recouvrement amiable après 20 jours : 

- Si le recours amiable n'a à ce jour pas donné lieu à un recouvrement de la créance, sachez que les démarches sont amenées à être poursuivi par l'auxiliaire de justice. Si vous avez recouvré auprès de votre entité des fonds, nous vous remercions par avance d'en informer votre chargée de compte afin de stopper toute démarche à l'encontre du débiteur.

-Si vous souhaitez obtenir un certificat d'irrécouvrabilité ou un recours judiciaire, nous vous invitons à prendre attache auprès de votre chargée de compte pour faire le nécessaire.

Facturation / rapport de recouvrement / calcul des frais / lettrage

Comment se passe la facturation, Rapport, Calcul des frais ?

Pour faciliter le recouvrement et optimiser les chances de récupération du solde total dû d'un dossier en étalement de paiement, Respaid met à disposition des débiteurs un lien de paiement sécurisé.

Ce lien permet la mise en place d'un prélèvement mensuel automatique et ainsi permet à notre équipe de faire un suivi des paiements.

Directement conclu entre le créancier et son débiteur:

Si malgré tout le créancier choisit de mettre en place sur accord direct avec le débiteur, un échelonnement de paiement, le dossier sera directement statué “Recouvré”.

le dossier sera clos au sein de l’Etude et les efforts de recouvrement seront arrêtés.

le mail de clôture du dossier ne sera pas envoyé au débiteur,  l'échéancier étant toujours en cours et la dette n'étant pas encore intégralement soldée.

Dans l'hypothèse où le débiteur ne respecterait pas les échéances convenues, entraînant ainsi un défaut de paiement, le créancier a la possibilité de reprendre contact avec Respaid et d'une éventuelle mise en recouvrement du solde restant dû.

Un étalement de paiement est mis en place

French

Lancement d'un recouvrement - Suivi des créances depuis Respaid - Fonctionnalités / Recouvrement amiable - Rapport & Statistiques - Bordereau de rétrocession - Facturation - Notification d’un recouvrement

Bilan Recouvrement amiable par Huissier après 20 jours